Dalam omnichannel commerce, akurasi stok menjadi semakin penting seiring bertambahnya kanal dan volume transaksi. Inventory Management System (IMS) membantu mengatur alokasi stok, menjaga sinkronisasi inventory, mengurangi risiko overselling, serta mendukung kebutuhan promosi.
Bayangkan sebuah brand memiliki 100 unit produk yang sama untuk dijual di tiga marketplace. Tanpa pengelolaan stok yang terintegrasi, jumlah tersebut dapat tampil sebagai tersedia di beberapa kanal pada saat bersamaan. Ketika pesanan masuk hampir bersamaan, stok yang sebenarnya terbatas dapat terjual melebihi jumlah aktual. Persoalannya kini bukan sekadar perbedaan angka, tetapi dapat berujung pada overselling, pembatalan pesanan, hingga pengalaman belanja konsumen yang terganggu.
Kompleksitas tersebut menunjukkan bahwa operasional di balik e-commerce membutuhkan lebih dari sekadar sistem untuk menerima dan memproses pesanan. Dalam artikel “Rahasia Teknologi di Balik Omnichannel Commerce: Cara Brand Mengelola Banyak Platform Tanpa Hambatan Operasional”, kita telah melihat bagaimana berbagai sistem saling terhubung untuk mendukung operasional lintas kanal. Dimulai dari Order Management System (OMS) yang mengelola perjalanan pesanan, pada artikel ini kita akan mengenal sistem yang mengatur salah satu sumber daya terpenting di balik setiap transaksi: Inventory Management System (IMS).
Mengenal Inventory Management System dalam Omnichannel Commerce
Inventory Management System (IMS) merupakan sistem yang membantu mengelola alokasi dan publikasi inventory ke berbagai kanal penjualan. Jika OMS berfokus pada pengelolaan pesanan, IMS membantu menentukan berapa banyak stok yang dapat tersedia untuk dijual di masing-masing kanal.
Contohnya, sebuah brand dapat mengatur seluruh stok sebagai satu sumber inventory untuk beberapa kanal, atau menentukan alokasi tertentu, misalnya 50 unit untuk Marketplace A, 30 unit untuk Marketplace B, dan 20 unit untuk kebutuhan promosi. Pengaturan tersebut tidak selalu berarti produk dipindahkan secara fisik. IMS mengatur jumlah stok yang dapat dipublikasikan atau sellable inventory berdasarkan kebutuhan bisnis yang telah ditentukan.
Dalam praktiknya, IMS dapat membantu brand untuk:
Mengatur jumlah stok yang dipublikasikan.
Mengalokasikan stok ke berbagai kanal penjualan.
Menjaga sinkronisasi inventory.
Mengurangi risiko overselling.
mengatur stok untuk kebutuhan kampanye tertentu, seperti bundling dan gimmick.
Dengan fungsi tersebut, IMS membantu menjaga keselarasan antara catatan stok dalam sistem, jumlah yang tersedia pada kanal penjualan, dan kondisi stok aktual. Ketika suatu produk terjual, dibatalkan, dikembalikan, atau dialokasikan untuk kebutuhan lain, perubahan tersebut perlu diperhitungkan agar ketersediaan produk tetap akurat di berbagai kanal.
Menurut Glock, Syntetos, dan Rekik (2025), ketidakakuratan catatan inventory dapat menimbulkan inefisiensi dari sisi biaya maupun layanan. Dalam konteks omnichannel, akurasi data stok juga menjadi salah satu fondasi agar konsumen mendapatkan informasi ketersediaan produk yang dapat diandalkan.
Bagaimana IMS Menjaga Akurasi Stok di Tengah Volume Transaksi?
Ketika stok baru masuk ke gudang atau diperbarui pada sistem utama, IMS membaca jumlah inventory yang tersedia dan menerapkan aturan alokasi yang telah ditentukan. Jumlah tersebut kemudian dipublikasikan ke masing-masing kanal sebagai stok yang dapat dijual.
Saat transaksi terjadi pada salah satu marketplace, jumlah stok yang tersedia ikut berubah. IMS membantu memastikan perubahan tersebut diperhitungkan pada kanal lainnya sehingga produk yang sudah terjual tidak terus ditawarkan kepada konsumen berikutnya. Semakin tinggi volume transaksi, semakin penting pula proses pembaruan stok dapat berlangsung secara konsisten.
Kebutuhan ini semakin terlihat pada periode kampanye ketika pesanan meningkat dalam waktu singkat. Data internal SIRCLO menunjukkan bahwa pada kampanye double day pada Agustus 2026, total pesanan meningkat 58,16% dibandingkan periode yang sama pada 2025.
Lonjakan tersebut menandakan perubahan inventory terjadi dalam frekuensi tinggi. Setiap transaksi perlu diikuti dengan pembaruan ketersediaan stok agar produk yang telah terjual tidak tetap ditawarkan di kanal lainnya. Akurasi dan sinkronisasi inventory menjadi semakin penting untuk menekan risiko overselling dan menjaga kelancaran pemenuhan pesanan.
Kompleksitas pengelolaan inventory juga dapat meningkat ketika sebagian stok dialokasikan untuk kebutuhan gimmick atau kampanye tertentu. Produk yang digunakan sebagai hadiah, bonus pembelian, atau bagian dari mekanisme promosi perlu diperhitungkan secara terpisah agar tidak seluruhnya tetap tersedia untuk penjualan reguler. Dalam kondisi ini, IMS membantu mengatur alokasi stok sesuai kebutuhan kampanye sekaligus menjaga ketersediaan produk di kanal penjualan lainnya.
Seiring pertumbuhan brands, mulai dari pertambahan SKU, kanal penjualan, kampanye, dan volume transaksi dapat membuat pengelolaan stok secara manual semakin sulit dipertahankan. Kondisi tersebut dapat menjadi salah satu tanda bahwa brand membutuhkan dukungan operasional dan teknologi yang lebih terintegrasi, sebagaimana dibahas dalam artikel “Ini 5 Tanda Brand Membutuhkan E-Commerce Enabler Segera!”. Penting bagi brands memiliki kemampuan mengelola inventory secara akurat guna memberikan pengalaman belanja yang konsisten kepada konsumen.
References
Data internal SIRCLO, 2026.
Glock, C. H., Syntetos, A. A., & Rekik, Y. (2025). On the Measurement of Inventory Record Inaccuracies. The International Review of Retail, Distribution and Consumer Research.