Apa Itu OMS?

Order Management System atau kerap disebut OMS adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengatur, dan meneruskan pesanan dari berbagai kanal penjualan ke proses operasional berikutnya.

Secara sederhana, OMS dapat dibayangkan sebagai otak yang mengatur alur pesanan. Ketika transaksi masuk dari berbagai sumber, sistem akan memastikan pesanan tercatat dengan benar, stok tersedia, dan proses pengiriman barang dapat berjalan sesuai alur yang telah ditentukan.

OMS dapat diibaratkan seperti dirigen dalam sebuah orkestra. Sistem ini tidak menjalankan seluruh proses secara langsung, tetapi memastikan setiap bagian bekerja selaras. Dalam operasional e-commerce, bagian tersebut mencakup data pesanan, stok produk, lokasi penyimpanan, hingga proses fulfilment. Pandangan serupa juga disampaikan oleh Hardis Group, penyedia perangkat lunak supply chain asal Prancis, bahwa OMS berfungsi sebagai orchestration layer yang menghubungkan ERP, WMS, platform e-commerce, dan layanan pengiriman agar operasional berjalan lebih terkoordinasi.

Dalam praktiknya, OMS menjalankan berbagai fungsi penting untuk memastikan setiap pesanan dapat diproses dengan baik:

1. Mengelola pesanan dari berbagai kanal penjualan dalam satu sistem terpusat.

2. Memverifikasi ketersediaan produk sebelum pesanan diteruskan ke proses berikutnya.

3. Mengalokasikan stok secara otomatis untuk setiap pesanan yang masuk.

4. Menjaga sinkronisasi stok antara sistem dan kondisi aktual di lapangan.

5. Memecah pesanan bundling menjadi produk satuan agar setiap produk dapat ditinjau secara terpisah.

6. Mengatur urutan pesanan yang perlu diproses, berdasarkan aturan operasional yang berlaku.

7. Memprioritaskan pesanan tertentu, seperti layanan instan atau pengiriman cepat.

8. Menentukan lokasi fulfilment yang paling sesuai berdasarkan ketersediaan barang.

9. Menangani pembatalan transaksi dan penyesuaian stok yang diperlukan.

10. Mendukung proses penggantian produk ketika stok yang dipesan tidak tersedia.

Dalam alur tersebut, OMS berperan sebagai lapisan koordinasi yang menjaga proses pesanan tetap rapi, dari pesanan masuk hingga diteruskan ke proses fulfilment. Hal ini sejalan dengan penjelasan Mekari, penyedia solusi perangkat lunak di Indonesia, yang menyebut bahwa OMS membantu mengotomatiskan pengelolaan pesanan, stok, dan pengiriman dalam satu sistem terpusat, sehingga status pesanan dapat dipantau secara real-time dan risiko kesalahan operasional dapat diminimalkan.

Apa yang Terjadi Setelah Pesanan Masuk?

Ketika konsumen melakukan checkout, pesanan tidak langsung begitu saja dikirim ke gudang. Ada beberapa proses yang perlu dilalui agar pesanan tersebut dapat dipenuhi dengan benar.

Pertama, OMS menerima dan memeriksa data pesanan dari kanal penjualan, mulai dari produk yang dibeli, jumlah barang, alamat pengiriman, hingga metode pengiriman yang dipilih.

Kedua, OMS mengecek ketersediaan stok dan mengalokasikan barang untuk pesanan tersebut agar tidak digunakan oleh transaksi lain. Proses ini membantu mengurangi risiko stok terjual melebihi jumlah yang sebenarnya tersedia.

Ketiga, OMS menentukan lokasi pemrosesan pesanan yang paling sesuai. Dalam operasional dengan lebih dari satu gudang atau titik distribusi, sistem akan memilih lokasi berdasarkan ketersediaan barang dan aturan pemrosesan yang berlaku.

Keempat, OMS membantu mengatur kondisi yang lebih kompleks, seperti pesanan bundling, pembatalan transaksi, penggantian produk saat stok tidak tersedia, hingga pesanan dengan prioritas pengiriman lebih cepat.

Bagi konsumen, seluruh proses ini biasanya hanya terlihat sebagai pembaruan status pesanan. Namun, di balik status tersebut, OMS membantu memastikan setiap langkah berjalan sesuai urutan sejak pesanan diterima sistem hingga siap diproses.

Mengapa OMS Penting dalam Omnichannel Commerce?

Seiring pertumbuhan bisnis, tantangan operasional tidak hanya datang dari bertambahnya jumlah pesanan, tetapi juga dari semakin banyaknya kanal penjualan, lokasi penyimpanan, dan proses yang harus berjalan secara bersamaan.

Peran OMS menjadi semakin penting ketika volume transaksi meningkat. Pada skala operasional SIRCLO yang sedang menangani lebih dari 80 principals, 150 brands, dan memproses rata - rata 2 juta pesanan setiap bulannya, visibilitas dan koordinasi antar proses menjadi sama pentingnya dengan kecepatan pemrosesan. Pada periode peak campaign, seperti double date dan payday, volume transaksi dapat meningkat hingga sekitar 200 ribu pesanan dalam satu hari.